解釋老半天，不如隨手畫兩筆用塗鴉、便利貼、手勢讓台上台下看懂同一件事情想到開會就嘸力？請服用「視覺會議」工具！專治：啄龜、玩手機、裝隱形、沒意見……等症頭功效：提神醒腦、活化腦力、增進發言、加強記憶 〈內文節錄〉先看這邊 視覺會議的力量你希望把會開得更好嗎？你希望開會不僅能有成效，還能令人樂在其中嗎？你的組織是否不斷要求大家要更加創新？這幾個問題是挑戰，所有需要主持會議的人在工作上都會面對。這幾個問題也是需求，使得愈來愈多人實際採用視覺會議的技巧，也讓我想要和各位分享自己過去38年來，在全球各地主持大小會議，所累積的經驗與技巧。不過，我決定寫這本書的原因不只是如此。我相當憂心，人好像變得愈來愈極端、愈來愈疏離，而民眾的公民論述能力低落，衝突和獨裁反而受到歡迎。同時，我也很關切辦公及上課環境所存在的種種壓力。要因應經濟和環境中的複雜挑戰和劇烈變化，也似乎已經漸漸超出我們的能力範圍。現在的組織經營講求精簡，所以差旅預算少的可憐，再加上可以深入交談和互動的時間愈來愈少，這些在在危害著我們的溝通品質。我認為，我所說的「視覺會議」是直接而有效的解決辦法。請繼續讀下去，你就會知道為什麼。什麼是視覺語言？視覺會議又是什麼？在進一步說明之前，必須先了解什麼是視覺會議，這點很重要。過去35年來，我一直積極推廣一種有創意的溝通方式，這種溝通方式起源於加州矽谷和舊金山灣區，現在已遍及全球各地。建築師和設計師的工作方式，啟發了我們這些視覺化工作者（Visual Practitioner），而隨著社群媒體盛行，自然系統（Natural System）的運作模式也為我們帶來更多的啟示。我們在各種組織之中推動這類溝通方式的發展，持續努力開創新的協作方式。我們相信，通力合作的成果會優於單打獨鬥。有了更進步的方法和工具（當然還要有目標和動力），自然就能夠應付日益艱鉅的困難及變化。我會在接下來的各個章節之中，為各位詳細介紹。各位會發現，這些方法和工具大部分都很簡單，而且非常有效。有沒有辦法讓團體變得更聰明？艾倫‧布理斯金（Alan Briskin）是費茲學會「集體智慧研究計畫」（Fetzer Institute's Collective Wisdom Initiative）的要角之一，並出版了一本有關集體智慧領域的著作。他認為，當人發現自己無法處理所面臨的複雜狀況時，就會通力合作，並且樂於接受彼此的差異。人在工作或會議中如果感到不清楚、不明白，就會落入有聽沒有懂的狀態，結果不是形成過於簡化的結論，就是變得很不耐煩。我寫這本書主要是想告訴大家，視覺語言和視覺傾聽能有效解決上述的問題。各位可以在後面幾個章節看到，視覺化可以有效解決團體成員因為思考模式不同所造成的混淆。這一點很重要，因為這些思考模式影響著我們工作、合作、決策、規畫以及學習的方式。會議中大多數的時間，都是用來解決這些差異。各位繼續往後讀就會發現，我們大多是以各種畫面、故事還有隱喻（metaphor），來表達對各種事物及狀況的認知，而這些畫面、故事和隱喻，會因為每個人的生活體驗而變得生動。想要提升思考模式，就得先意識到自己是用哪些方法，向自己和他人表達我們的想法。視覺會議在這方面可以發揮相當多助益，除了能讓人意識到自己使用了哪些隱喻，還有各種創意的方法，能激發一群人共同想出新的隱喻。把會開好的強效工具很多人都覺得，開會是必要之「痛」，事實上通常也確實令人十分痛苦，但是要把會開得有效率，其實不是件難事──而且不只可以有效率，還能獲得出乎意料的理想結果。其實有很多效果極佳的工具可以運用，而本書的主要目的，就是要跟各位分享視覺化的相關工具。與生俱來的視覺溝通能力──在這幾項工具當中，最有效的就是你天生的畫圖能力。信不信由你，這種能力就深植於你的體內。我所謂的畫圖，就是指我們講話時比手劃腳的那個樣子，也就是各種表達我們意思的簡單動作。你能想像說話的過程中一點手勢都沒有嗎？比手劃腳是很自然的，我們連講電話都會不自覺比劃出各種手勢！其實，我們在還年幼、話都還講不清楚時，就已經會比手劃腳，在空中畫出各種圖畫了。透過這本書的解說，各位就會知道，要將這種天生的溝通能力轉換到紙張，甚至是平板電腦上，是多麼容易的一件事。你只要學會一些使用馬克筆的技巧，還有一點運用線條的訣竅，就很夠用了。此外，現在的數位媒體充滿了各式各樣的視覺資訊，要回歸這種確實有效的溝通方式，應該是沒有什麼困難才對。便利貼等互動媒介──把會開好的第二類有效工具，就是互動媒介，在本書我們以「便利貼」來作為主要象徵。這類產品首先由3M公司開發出來，現在有眾多廠商改良出各種顏色、形狀和尺寸。概念和便利貼相近的，還有圖卡、心智圖軟體等可以隨意移動的小道具。電影等影像設計者在設計草稿的時候，就是像這樣將一小段一小段的資訊，不斷反覆組合，整合出不同劇情發展的分鏡圖。其實，我們也可以用這種方法來主持各種大大小小的會議，討論各種不同的議題，而不只是用在設計上。人類喜歡互動，讓大家可以直接「碰觸」到資訊，可以直接提升與會者的參與度。構想圖學習法──我把第三類工具稱為「構想圖學習法」，主要是運用隱含在圖表或工作表中的視覺隱喻，促使團體成員透過視覺來思考。發明者都很喜歡在記事本裡畫上滿滿的示意圖或草圖，而工程師和設計師也總離不開白板和繪圖板。不過，就算你不是工程師或設計師，也可以運用「構想圖學習法」的強大效果。這種方法的應用方式是很多樣的，無論是簡單在白紙上畫圖，還是完整的圖表或繪圖軟體，都能有效幫助團體透過視覺去理解各種想法和規畫。視覺會議的力量我之所以對視覺會議這麼有信心，是因為打從我第一次拿起奇異筆，用視覺化的方式引導團體開會起，就感受到以下3個現象：1. 認真參與：當你將與會者所說的話，透過互動的方式以圖像記錄下來，與會者會感受到自己的意見受到傾聽和重視，對會議的投入程度也就會大大升高。2. 整體思考：如果能讓團體從整體的角度思考，去比較不同資訊、找出聚焦點，並把資訊彙整成構想圖，大家的頭腦會變得聰明許多。3. 團體記憶：創造令人印象深刻的媒介，能大幅提升團體記憶以及會議後的執行程度，這兩者都是團體效能的關鍵因素。設計領域從很久之前就在運用視覺化，上述幾點是其中的幾項原因，你或許會納悶，為何工商界到現在才開始推廣這種方法。我想原因有好幾個，最主要還是在工具。過去幾十年來，我們花了好多心力去學習使用新的電腦工具，要用這些工具製作視覺素材，一直都是非常不容易的，但現在情況改觀了！在個人電腦已經可以輕易做出各種圖像的現在，各種突破隨之而來。諸如繪圖程式、輸出軟體、可以製作圖表的試算表軟體、簡報軟體等，已經是所有工作者隨手可得的設計工具，不再是設計師的獨門利器。而雷射印表機讓這些工具得以有高品質的輸出成果，而且很多還有彩色列印的功能；數位相機讓我們能夠用電子格式，即時捕捉和分享手繪表格等視覺資訊；神奇的軟性面板還有觸控式螢幕牆，讓人得以親手和圖像互動。我個人認為，iPad帶頭引爆了視覺化工具的革命。視覺語言的力量本書一部分主要內容，是介紹如何學習有效的工具，並將其運用在視覺會議上。另外一部分主要在討論視覺語言，以及當你開始用視覺語言思考和工作，對你的頭腦會有什麼影響。過去38年來，我和為數愈來愈多的視覺化工作者，一直在探索視覺語言的「濕體」層面（wetware），意思就是說，在開會的人的大腦裡，以及在我們視覺工作者的生活中，視覺語言是如何和我們的認知與思考共同運作。在探索過程中，我們大多是使用大開幅的紙張和奇異筆，並一直期待科技和學術領域可以跟上我們的腳步。終於，他們跟上來了！研究學習和認知智能的學者現在了解到，人腦處理資訊的方式差異性很大，但視覺思考是其中一大部分。我們的大腦似乎演化成主要在處理視覺資訊，一些專家甚至認為，有高達80%的腦細胞都在處理視覺。我的一位好友鮑伯‧洪恩（Bob Horn），也在密切關注這個現象。他在1990年代寫了《視覺語言》（Visual Language）這本書，書中形容視覺語言是「文字與圖像的緊密結合」，就他的觀察，視覺語言的觀念是近期才發展出來的。因為過去都文字歸文字、圖像歸圖像，但現在的資訊圖像、地圖，以及視覺化工作者所製作的大幅圖像，跟過去是完全不同的。圖文整合愈來愈常見，在網路上的各種互動媒體、線上遊戲，以及現在的各種廣告和招牌中，都可以見到。視覺語言可以整合我們對文字和圖像的理解，並且發揮綜效，將思考提升到全新的境界。視覺化可以解決難題根據我本身的經驗，運用圖像隱喻確實能有效處理我們在認知和思考上的幾個重要問題，包括：●用視覺化的方式立即記錄會議中的討論，不僅可以讓說話者知道自己的話被聽進去了，還能藉此看出聽者的理解到什麼程度，這是口頭溝通做不到的。●視覺化是高度整合性的，它結合了視覺（右腦）和語言（左腦）的互動方式，也結合了肢體動作。● 圖像能在同一畫面上呈現對立的訊息，讓人可以思考折衷辦法，不會只想要二選一，而口語通常只會強化這種想法。● 把想法轉換成圖像，可以使大家直接討論彼此對事情的理解。●視覺圖像可以激發人的圖像感知能力，讓大家更容易想見希望和夢想、目標，還有願景。● 把資訊整理在記事紙或大幅掛圖上，所呈現出來的不只是單獨的文字與符號，還能顯示出它們之間的關連性和架構。● 將口語內容換成視覺化的方式來表達，會促使大家更清楚意識到兩者的特徵。我們現在日常會使用到的視覺媒介愈來愈多，而且舉凡電視、書籍、雜誌、電影等無不透過視覺的方式來呈現，還要特別解釋視覺會議比較有效率，著實是一件滿令人訝異的事。儘管我們使用了那麼多視覺媒介，但是要懂得將其用來與人互動，就像我們使用口語語言那樣，還有一大段路要走。我希望這本書能讓各位了解到，這項新發展之中蘊含了多少的可能。本書架構本書介紹的是視覺會議的核心概念和實務作法，全書架構主要是按照以下程序：想像、投入、思考、行動，這個程序反映出人是如何從想法落實成行動。本書各部，就是按照這個程序的順序，最後一部分則是總結全文，說明如何綜合運用。第一部──發揮你的想像力！想汲取這本書的最大價值，請你先發揮想像力，想想看如果你實際去主持一場視覺會議，可能會達成什麼成果。我認為從一個人的態度，也就是一個人的企圖心，就可以看出這個人學習和理解的方式。學習始於目的感，＜第一部──發揮你的想像力：視覺化革命的強效工具＞，可以幫助你想像出自己接下來可以怎麼做。首先你會看到蘋果公司等企業，實際在會議中運用視覺化方法的故事。這一部還講述了我自己和我所開設的葛洛夫國際顧問公司（The Grove Consultants International）的輔導經驗，我們教大家如何善用天生的繪畫能力，畫一些簡單的圖來促進視覺聆聽。如果你也同意我的看法，認為每個人生來就通曉圖像語言，那這本書後面的內容，就會像一個充滿驚喜的禮物，等著你去開啟。有趣的是，不少人會把我所說的圖像，和素描等美術繪畫搞混了，所以一開始就認定自己根本不會畫圖，放棄了圖像溝通的方式。視覺會議所用的圖像，和我們一般常見的美術繪畫大不相同，所使用的都是簡單的圖像，只要掌握一些技巧，人人都會畫。相信我，我們已經成功訓練了成千上萬人，我會先從個人做筆記還有和小團體互動開始，一步步教你各種訣竅。第二部──用視覺吸引團隊投入當你能想像到自己也可以舉行視覺會議之後，下一步就是讓自己和團隊多多接觸相關領域。要吸引投入，就要提高參與度。基本上，我不大相信人是開放的動物，能夠完全接受別人設計好的溝通方式。每個人都有自己的想法和喜好，而且不太願意改變，所以想要吸引別人投入，首先就得認真傾聽並和他們建立關係，而互動式的視覺溝通非常有助於做到這點。＜第二部──建立關係，吸引團隊投入：為什麼視覺傾聽這麼容易吸引人！＞主要在講的就是這些，我會在這部分深入探討，如何以互動的方式記錄會議中的討論，還會介紹便利貼等可以立即應用的媒介。我也會跟各位分享，在銷售上運用這種溝通方式來建立關係，效果有多麼好。第三部──有助於視覺思考的圖像吸引大家全心投入之後，你和團隊就要共同努力去了解狀況，並且從你們蒐集到的資訊中，找出聚焦點。＜第三部──有助於視覺思考的圖像：畫出構想，找出聚焦點＞說明了，運用視覺化元素可以帶給我們突破性的見解和理解。我會讓大家了解，要思考多個彼此環環相扣的部分，就得先以某種方式加以視覺化，才能全盤理解。有些人將此稱為「系統思考」，而彼得‧聖吉（Peter Senge）認為這是學習型組織必須修煉的第5項技能，並以此為名出版了「第五項修煉」一書來探討學習型組織。如果團隊能夠看見整體狀況，對規劃、心智圖思考、設計和訓練都有助益。我會讓各位看見，即使沒有專業引導者的協助，還是可以達成同樣的效果。的確是要運用一些工具沒錯，但這些工具都很方便取得。你也會發現，讓團隊共同去理解一件事，可以讓這個步驟發揮最大的效果。繪圖和圖解本身就是一種思考行為，繪製出的圖像好不好看，並沒有繪製的過程來得重要。這些實務方法也印證了一項新的研究成果，那就是人比較容易接受和實行自己團體內部提出的想法，而比較不願意外部的意見，即使是專家的意見也一樣。第四部──有助於落實計畫的圖像開會要見到成效，把想法付諸實行是至關重要的，而＜第四部──有助於落實計畫的圖像：專為團隊、專案和締造成果設計的視覺化方法＞會告訴你如何透過視覺會議來帶動團隊、形成決策、追蹤和掌控專案進程，以及帶領變革。有不少簡單易學的工具，能讓各位的日常工作獲得大幅改善。我們發現，繪製路徑圖、「葛洛夫故事圖」（Grove Storymaps®）、標準圖等各種視覺圖像，用來說明「誰」負責「什麼」工作，還有「何時」要達成，能讓團隊將之後該進行的事項，預先演練一遍。要將想法付諸行動，讓大家一起看見行動方案，是至關重要的一個步驟。第五部──最後的通盤了解本書的最後一部分是＜最後的通盤了解：高手級專用的工具＞，裡面列舉了幾種專業視覺化工作者最常用的方法。此外我也會跟各位分享，我認為在目前數位媒體和網際網路的發展之下，視覺化領域將會朝什麼方向走。我的希望與夢想主持視覺會議多年，讓我從中獲得許多樂趣和成就感，我衷心希望，也夢想著大家能跟我一樣，重拾這種自然、人人都能理解的溝通方式。這麼多年來，手繪圖像的魅力總令我感到驚奇，就算是非常簡單的圖案也一樣，而這樣的魅力似乎可以超越年齡和文化的藩籬。有些文化其實早已將視覺思考深植於其語言的核心，比方說中國、日本、韓國等亞洲國家的文字，原本都是小的圖案，而畫這些圖案是為了讓口說不同方言的人可以和彼此溝通。某種程度來說，葛洛夫公司等視覺化工作者，可以說是為了組織的運作，重新創造了類似漢字的新文字系統。不過，本書所討論的圖像語言，是特意結合文字與圖像，並不像漢字是自然發展出來的。在現在，文和圖可以並存於同一個視覺架構中，無論這個架構是圖像、便利貼牆還是構想圖。你我目前都還在學著了解的多媒體溝通，會大大支持並強化這樣的發展。我十分希望各位在看完這本書之後，能夠跳脫令人眩目的新科技，正視這種只要用簡單工具，就可以有效運用的視覺溝通方式。創意和效率其實不是相互抵觸的，運用視覺化這種充滿樂趣的新工作方式，這兩者可以相輔相成，而這對很多人來，是全新的觀點。此外，看到很多人學會傾聽彼此的想法，一起努力去尋找有意義的隱喻，並且成功製作出高度整合性、複雜性的圖像，並透過這個過程克服了彼此的差異，著實令人充滿了希望。如果你曾為了必須放棄童年時期充滿創意的表達方式，而感到惋惜懊悔，看完這本書，你會很高興地發現，你不但可以把它重新拾起，還可以用它來幫助自己學會最有效的開會方法。本書特色：1. 豐富而詳盡的圖解，讓內容輕鬆好吸收。2. 兼具原理與實務方法，不只教觀念，還能現學現賣。3.不論主持會議、提案簡報、腦力激盪……都可以按圖索驥。