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彭建文PJ法:高效工作者的問題分析與決策:世界級的企業這樣...
編/著者:
彭建文
出版社:
布克(城邦)
出版日期:
2020-02-01
ISBN:
9789865405267
參考分類(CAT):
參考分類(CIP):
企業管理
優惠價:
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內容簡介
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內容簡介
2萬多名學員見證推薦!超過150家企業口碑肯定!
全球首創 PJ法「問題分析與決策」系統性方法論融合三大元素
1.萃取10年台積電經驗
2.融合世界經典解決問題工具與方法
3.整合10年兩岸輔導實務
職場年資五年以下的你:
1.先單獨學習PJ法裡的8P步驟,讓這些步驟先成為你問題分析與決策的習慣。
2.單獨學習本書所有工具,在職場上遇到問題時,可以單獨利用這些工具解決問題。
職場年資五年以上的你:
1.先熟悉PJ法裡的8P步驟,再熟悉每個步驟裡的小步驟,讓所有步驟成為問題分析與決策的思維邏輯。
2.學習每個步驟相對應的工具,並且拿一個實際案例,透過8P步驟與相對應的工具,一步一步解決問題。
───|強力推薦|───
城邦媒體集團首席執行長/何飛鵬
中原大學工業與系統工程系教授/江瑞清
振鋒企業董事長/洪榮德
知名講師、作家、主持人/謝文憲
超級數字力創辦人/林明樟
大人學共同創辦人/姚詩豪
#解決問題的重要性
人人會PJ,個個是菁英
面對每一階段的角色與任務,無論喜歡與否,都必須正視並解決每一次任務所遭遇的困難與挑戰,才能一次又一次累積小本事,在一次次「小」的累加之後,終可加總成「大」的能量,因為成功沒有「奇蹟」,只有「累積」。
證嚴法師面對煩惱有四他:面對他、接受他、處理他、放下他。我個人深受啟發,因為只有勇敢面對並解決問題的人,才有可能逆轉勝,而且「本事」沒有那麼困難擁有,所謂的本事,只是解決每一次問題所累積出來的高度而已。
試問諸位,想在自己的場域成為有勇、有謀、有力的菁英嗎?想成為同儕眼中獨一無二的菁英嗎?想成為主管心目中唯一的救火菁英嗎?
如果你的答案是「No」,那麼,我書中所談可能無法直接幫助你。
如果你的答案是「Yes」,那麼,我接下來要談的PJ法就值得你細細領略。
什麼是「菁英」呢?我認為「菁英」必定具備很強的邏輯思考能力,因思路清晰,問題便無所逃遁,自然容易找出解決問題的良策,通常我稱這種能力為「問題分析與決策能力」。
然而,「問題分析與決策能力」是與生俱來的嗎?還是可以藉由步驟的習得而晉身菁英之列呢?我認為與生俱來或許有之,但總歸鳳毛麟角,換言之,透過工具或方法的後天習得才是相對多數,因此,學習一套有系統、有方法、有步驟的問題分析與決策能力,就顯得非常重要了。我將這套自我創發的武功祕笈稱為「PJ法」,我非常確信,只要大家能夠好好學習「PJ法」,必定可成為善於「問題分析與決策」的「菁英」。
為何我敢這樣大言不慚的推薦「PJ法」呢?因為我在各企業中推廣並執行「PJ法」已行之多年,凡事能夠藉不斷練習「PJ法」並將其落實於工作者,不管是主管或是下屬,皆給予極為正面的肯定與回饋,這在在說明「PJ法」能夠藉由步驟拆解抽象的思考邏輯、能夠化平凡為菁英。
那麼,到底什麼是「PJ法」呢?簡言之,「PJ法」係一套全面性、系統性、可行性的問題分析與決策方法:
PJ法精神:PJ法(步驟+心法)+使用正確工具
PJ法嚴謹度:思考模式瞻前又顧後+問題處理邏輯步驟化,因此,問題解決可以層層遞進直搗核心。
PJ法數據化:從蒐集數據、分析資料、找出真因、驗證對策,讓數字會說話。
倘若個人能夠習得「PJ法」,那麼,問題分析與決策的能力必然向上攀升,同儕、主管必定可以感受個人大幅成長的曲線。倘若企業端能夠導入這套方法論,企業將形成持續改善創新的企業文化,而且不管是個人能力的提升或是企業文化的形塑,都在客戶端施行「PJ法」後,得到改變成功的實例。
因此,人人會PJ法、個個皆菁英,企業會PJ法、個個皆卓越!
其實,多年以來,一直想撰寫「系統性問題分析與決策」方法論的夢想未曾間斷,只是礙於個人資歷尚淺、積累能量未達勃發之境,故每每只聞樓梯響,不見人下來。經過這些年來回於二岸三地之間、出入問題分析與決策以及創意思考的相互辯證,終得以將所學與實踐的成果付梓出版,一方面圓了自己多年的夢想,另一方面更期盼PJ法得以為職場人士帶來些許的幫助。
這本書的完成,首先我先要感謝我的夥伴教練侯安璐老師,在整個書的製作過程中,有幸能夠得到安璐老師的協助,讓我得以完成我的新書內容,在取名字的時候、新書內容的構思、每一個章節的架構,安璐老師也協助提供非常多的點子。另外也要謝謝我的特助Eva在寫書的過程中,不斷幫我處理文書的部分以及圖形的表達。另外我要謝謝我的父母親、我的太太妙昇,以及我兩個可愛的小朋友翊程跟聖珉,謝謝他們的支持,讓我沒有無後顧之憂的去追求我的夢想!
最後也謝謝這幾年來所有我授課或是輔導的企業跟朋友,謝謝你們,沒有你們課程跟輔導的需求,就不會產生那麼完整的PJ法。更要感謝在職場上受過台積電公司10年多的洗禮與學習,沒有台積電的經歷,就不會有PJ法的誕生。
───|如何閱讀此書|───
整本書的內容,主要是在說明高效能工作者的問題分析與決策的方法,也就是「PJ法」。這個方法裡面有八個步驟,每一個步驟還有一些小步驟,在每一個步驟裡面,你會學習到一些工具,因此針對不同的讀者,你可以按照下面提供的方式來閱讀此書,對你的幫助會更大。
※職場年資五年以下的人
如果你進入職場不滿五年,可以朝下面兩個角度學習:
先單獨學習PJ法的8P步驟,讓這些步驟先成為你問題分析與決策的習慣。
單獨學習本書內的所有工具,當你在職場上遇到問題時,你可以單獨利用本書的一些工具來解決這些問題。
※職場年資五年以上的人
如果你進職場已有一段時間,可以照下面的方式閱讀此書:
先熟悉PJ法裡面的8P步驟,再熟悉每一個步驟裡面的小步驟,讓所有的步驟成為你問題分析與決策的思維邏輯。
學習每個步驟相對應的工具,並且拿一個實際案例,透過8P的步驟與相對應的工具,一步一步去解決你的問題。
※在企業內推行
如果你是一位企業內推動持續改善文化或問題解決的相關同仁,你可以按照下面的建議去閱讀此書:
你可以找一群人,先熟悉PJ法裡面的步驟跟工具。
把工作上實際遇到的問題,要求這一群人試著按照書裡面的步驟跟工具去解決。
解決完之後,找相關的人分享這個解決問題的過程。
如果成效不錯,你就可以再找另外的一群人,利用上面的方法,慢慢的把這些解決問題的步驟跟工具,推行到其他相關的人員。
最後你可以把這些方法跟步驟,讓它成為公司內解決問題的共通語言,並且訂定一些制度,讓公司可以形成持續改善或持續創新的一種文化。
為什麼問題分析與解決方法論那麼重要?
大家都認為「解決問題」很重要,因此過去教學時,我都不會在這部分著墨太多。只是某次在科技大廠授課時,我問了學員這個問題,意外發現學員寫出了很多他們認為解決問題的重要性,整理了20點如下:
01、避免重複發生相同的問題。
02、不解決此問題會導致該功能無作用。
03、沒有好的分析,就沒有好的解決。
04、解決後產品才能量產。
05、問題分析方向錯誤,會導致結論嚴重錯誤,知道方向卻沒有好的解決方案,也會很可惜。
06、人一生會一直碰到問題,如何在短時間內精準分析,就可以為自己創造更多時間。
07、解決更深的問題。
08、往對的方向前進。
09、常遇到問題時,最怕不知道方向,也沒有解決方法,所以了解問題的根源並解決是很重要的。
10、提升工作效率。
11、使用系統性方法,讓解決問題花費的時間縮短。
12、使問題永遠不再發生。
13、有效的解決問題可以減少時間浪費、人力消耗與成本花費。
14、可以洞悉事情的重點、問題點及發想點。
15、可以加快解決問題的時間。
16、方向錯誤會無法解決,浪費很多時間,嚴重的話會產生另外的問題。
17、人生、生活和工作,處處都是問題,歸類和變簡單能夠有效解決。
18、要解決問題,就要先分析問題,找到真正根源的原因,才能有效達到解決。
19、理解問題之邏輯並分析,將其運用於各種事情,加速解決。
20、讓工作更順利、快速、正確。
日本著名的管理學家大前研一曾經提過,提升即戰力的三個關鍵能力:語言力、財務力與問題解決力,所以解決問題能力是二十一世紀職場人士非常重要的能力之一。每個人從出生開始懂事以來,你就會遇到很多的問題,可能是生活上或是工作上的問題,所以每一個人無時無刻都在解決問題。
另外,前台積電董事長張忠謀先生曾說:「經理人最大的責任是在於知道方向、找出重點以及想出解決問題的方法。」
過去幾年在我擔任兩岸的問題分析與解決講師跟顧問的經歷中,企業最常培訓的課程,以排名來看,問題分析與解決的課程絕對會在前三名。這顯示了不管時代如何變遷,在培訓的項目中,問題分析與解決的課程依然是企業最重視的能力。
為什麼問題解決力的培訓那麼重要呢?那是因為大家在解決問題的時候,都很習慣的用自己的專業跟經驗來解決,就算當下問題解決了,過一陣子又會再度浮現。又或者你問他問題是如何解決的,對方說出來的解決方法與邏輯總覺得怪怪的。更慘的是,有些人的經驗與專業都不夠,那麼解決問題就更慘了。
過去我在台積電工作時,體會到「問題是智慧的迷宮,探索問題才能獲得新知」,這一句話的意思要鼓勵大家主動去發現問題。在解決問題的過程中,不斷的練習方法論,加上你個人的專業與經驗輔助,你就會不斷獲得新的知識,當然也會不斷的成長。
當你解決問題的能力增強,代表你對公司的價值越來越高,相對的,你的職位也會越爬越高。所以你想成為職場上的強者,提早養成問題分析與解決方法論的思維是非常重要的。現在的職場非常殘酷,問題也相對比以前更複雜,如果你用過去的思維解決現在的問題,只會越來越辛苦,你不解決問題,時間會把你解決掉。
那麼何時需要一套系統性的問題解決方法呢?
我常說,簡單的問題可以用經驗來解決,但是複雜度較高且困難的問題,就需要遵循一套方法論來解決問題。
另外,如果你自認為你解決問題的邏輯不夠強,你更需要學習系統性的問題解決方法。
在組織或團體內,如果想提升整個組織或團體的績效,讓每個成員都有共同的語言,那麼我會建議公司導入這套方法論,它可以成為公司非常堅強軟實力的持續改善文化。一開始導入的時候效果可能不是那麼明顯,幾年後企業就會發現,有導入問題解決方法論的企業都是更加茁壯與成長。
你在職場上常犯哪些解決問題的錯誤?
大部分的人在解決問題時,喜歡依靠個人經驗與專業判斷,常常會發現問題解決了,但是後續又有其他問題發生。所以你解決掉的可能不是真正的原因,或者只是看到了問題就直接思考對策。
這樣的情形大家是不是很熟悉呢?我常常喜歡在企業培訓的課程中問大家一個問題:「大家在解決問題時常常犯哪些錯誤?」幾分鐘後就可以收到學員各式各樣的答案,或許這些是他們的切身之痛,所以寫起來特別有感,其中常見的答案有:
01、頭痛醫頭,腳痛醫腳。
02、慣性思維處理問題,陷在既有框架中。
03、常會怪罪時間不夠而無法好好分析與解決問題。
04、常看到問題就直接想原因或對策。
05、對策不夠創新或缺乏副作用的分析。
06、上面主管叫你做什麼專案,就毫不思考的埋頭去做。
07、問題解決不久後,又再度發生。
08、沒有方法,沒有工具,都靠經驗。
09、有使用方法、工具,只是經驗或主觀意識凌駕在方法、工具之上。
10、官大學問大,老闆說了算。
11、描述問題不夠全面,很想一下子就全面性解決問題。
針對前面的錯誤,大家可以想一下,如果是你,你會犯哪些錯誤呢?如果你犯的錯誤很少,那麼恭喜你;如果犯的錯誤比較多,那就很麻煩了,你可能上班都被問題追著跑。
另外,由於我常年輔導企業的問題分析與解決的專案,能更深入看到問題分析與解決的錯誤,而且不管企業的規模大小,或是產業別的不同,普遍的錯誤幾乎都很一致,例如:
01、驗證缺乏說服力強的客觀數字。
02、問題的對策,都是大家耳熟能詳的對策,比如:加強教育訓練、加強宣導、導入自動化、增加人力等等,看不到很有創意的對策。
03、整個問題解決的過程,沒有把利害關係人找進來討論。
04、喜歡解決比較簡單的問題,對複雜的問題都不會主動解決。
05、問題的原因探討跟對策探討,還是用自己的慣性思維想出來的。
06、原因跟對策沒有全面性探討。
這些錯誤的發生,其實是可以用方法與工具來解決,當然也需要解決問題的一些新思維,這裡所指的新思維,倒不是指「全新」的思維,而是提供給你不同的解決問題思考方向,進而避免這些錯誤的發生。
另外很神奇的是,上述這些錯誤,大部分都可以藉由一套問題分析與解決的方法論來解決,這並不誇張,而是這套方法論經我這幾年的實證,已經有不少職場人士與企業見證過,效果都非常好。
在此也提供給職場人士,看看自己得到幾分,請參考「附錄1:常見問題分析與決策症狀評量表」幫自己做測驗,有沒有都犯了問題分析與解決的一些常見症狀?如果真的有也不必擔心,只要循序漸進依照書中的步驟與方法,就可以慢慢的一一調整過來。
另外,我也特別設計了一張「附錄2:PJ法問題分析與決策能力量表」,可以運用在閱讀本書之前與之後,幫自己的問題分析與決策能力做個前後評量,讓自己的學習更上手!
如何培養解決問題的新思維?
當我們解決問題的時候,總是習慣用過去的方法與思維來達成目標,當然效果有限,就算真的達成目標,相信也不會維持多久。真正解決問題的新思維,是從結果來思考最佳方法的思考模式。
和大家分享一個自己輔導企業的小故事。
有一家公司的人資部門,最近幾年都有一個頭痛的問題,就是要如何「提高新人面試人數與報到率」,分析後發現,「新人面試人數」始終不足,平均僅需求人數的1.3倍,而「新人報到率」也偏低,平均只有45%ii。
這個問題已經嚴重影響人資部門的信心,也造成面試成本的浪費,錄取後未報到,就必須反覆面試,造成人力調度吃緊、加班時數攀高、生產產能受限,進而影響公司的業績。
過去公司的人資部門,都是習慣性的用過去的方法與思維來達成目標,他們認為是外部就業市場的結構產生變化,影響求職者的任職意願,而他們最常實施的對策,是花錢尋找好的招募管道與持續強化公司的形象,也就是他們還是習慣於從方法到結果的思考模式。這種思考模式效果始終有限,就算真的達成目標,相信也不會維持多久。
在這個過程中,我也看得出來人資部門的無奈,即使你真心想解決問題,卻依然受到習慣做法的影響而無法順利解決,而且有些問題可能無法用常用的習慣方法來解決。
反向的思考方式:從結果到方法
從結果到方法的思考模式,有兩種方式。
【方式一】先針對問題做問題分析、目標設定、原因分析,最後根據原因來選擇最有效的達成方法。
建議企業設立一個專案,採用方式一來解決「如何提高新人面試人數與報到率」。
深入問題分析發現,每一個招募管道的履歷數均未達需求數,報到率以「建教合作、離職回任」最高,其次為「親友介紹」。錄取後未報到的原因,經過分析發現,未報到的新人都未接電話,因此無法知道原因,還有就是對方已經找到其他工作以及公司距離家裡比較遠。
問題分析後接著原因分析,而這個步驟的原因發散,是打破思維框架的重要關鍵。
經過原因分析後,我們有重大發現,原來造成面試數偏低的真正原因是「工作與福利不具吸引力」與「不知道公司有缺人」,而造成報到率偏低的真正原因是「薪資不如預期」、「面試過程感受不佳」與「報到準備資料繁雜」。
這些的原因分析,讓大家真正了解到,不要只靠直覺或經驗來分析,只有佐證資料才能說服別人。
接下來我們需要針對每一個真因來思考對策。過去大家習慣針對一個真因思考一到兩種對策,而想出來的這些對策,也都是過去所知道的對策,沒有任何創新的做法,其實他們都很用力去想,但就是想不出來。
我常說,如果過去這些對策有效果,問題還會不能解決嗎?就是因為過去這些做法的效果有限,所以問題才沒有解決。
因此我要大家打破思維的框架,針對每一個真因,思考五個以上的對策,而且要運用創意的工具或技巧,來協助你想出有創意的方案。
其中有一個對策的思考,就是運用標竿學習方法,然後改良一下,就可以形成你的創意,簡單的說:「借用+改良=你的點子」。
對策就是「強化招募廣告之工作說明」,我要大家去參考其他產業招募廣告的工作說明,是否有些是我們可以參考的?過程中,我們也重新盤點並分類列出各項福利,然後增加各組工作內容的具體介紹。
另外,我們也針對「面談流程」與「面試直接通知錄取與否的流程」等進行優化調整。
對策實施後,「新人面試人數」從需求數的1.3倍,大幅成長到5倍,而「新人報到率」也從原本的45%ii提高至80%ii。
而且這個創意根本都沒有花費任何成本。事後同仁都說,這麼簡單的創意,為什麼過去我們都沒有想到!
其實理由很簡單,就是大家都習慣過去的做法,不習慣反向的思考方法,因此只要能夠跳出框架,要想出好的創意解決問題,真的不難。
【方式二】要達成目標或任務,最好的方法會是什麼?
我在講授「創意思考」相關的企業內訓課程時,都會丟一個問題問學員,就是如果一個問題要在一小時內想出200個點子,我要學員去思考有哪些方法可以達成此目標?
大家的想法都是在公司裡找部門同仁來腦力激盪,於是我便接著問大家,還有其它方法嗎?還有其它方法嗎?結果得到的答案都是只有這個方法,也想不出其他的方法。
從這個問題就可以發現,大家的思維框架都圍繞在公司的部門同仁,因此大家都還是習慣從方法到結果的思考模式,而不是從結果到方法的反向思考方式。
上面的任務是,一個問題要在一個小時內想出200個點子,有哪些方法可以達成此目標?要達成目標或任務,最好的方法又是什麼?
除了在公司裡找部門同仁腦力激盪外,當然還有幾個方法可以試試,例如把部門同仁擴大到公司全部同仁、Facebook的社交功能、Line的社交功能、可以與萬人馬拉松活動合作收集點子、可以與萬人橫渡日月潭活動合作收集點子……等等。
想像一下,Facebook的社交功能點子,如果你的Facebook有1800位朋友,你把你的問題寫上去,然後增加一點誘因,鼓勵Facebook的朋友寫下他的點子,我相信要在短時間收集200個點子應該不難才是。
從這個例子發現,當我們在解決問題的時候,我們還是很習慣性用過去的方法與思維來達成目標,而不習慣用從結果到方法的思考模式,要達成目標或任務,最好的方法會是什麼?
如何培養解決問題新思維?
我們習慣性的用過去的方法與思維來達成目標,效果始終有限,就算真的達成目標,相信也不會維持多久。
真正解決問題的新思維,是反向的思考方式,從結果來思考最佳方法的思考模式。從結果到方法的思考模式,有兩種方式。
【方式一】
針對問題做問題分析、目標設定、原因分析,最後根據原因來選擇最有效的達成方法。
【方式二】
要達成目標或任務,思考最好的方法會是什麼?
如果你想培養解決問題新思維,成為解決問題的高手,不妨多試試從結果到方法的思考模式,然後多加練習,你也可以成為解決問題的高手,進而幫助你在職場加分喔!